哇好久沒發文了，

沒想到我在台空的第三篇文章就已經是我離去的時候了...

 

離去！！？？？？

沒錯，我離開了。

 

坦白說，在台空的這2個多月我想了很多，

也認識了許多以前從未了解的東西，

但是，我實在是無法以「業務」的這個職位再繼續做下去了。

因為...

我實在是不喜歡當業務所要做的事情。

 

而之所以會這樣，

追根究柢，除了個性的問題以外，

最主要還是因為我在應徵以前，不夠了解業務實際上的工作情形。

 

所以今天，

我想和每個正在考慮去承攬業當業務的人分享，

比人力銀行及任何公司官網上描述詳細100倍的實際工作情形。

 

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業務的工作內容，簡單而言只有一句話，

就是「將公司的產品或服務賣出去」。

因此，在客人真正向公司購買產品或服務以前所有需要做的事情，

都 是 業 務 所 要 做 的 事。

 

具體上來說，可以將工作內容區分為這6大類：

一、決定目標客群並蒐集開發資料

二、陌生開發並了解客戶需求

三、整理客戶拜訪紀錄

四、維持客戶關係

五、詢價及報價

六、製作報告及開會

 

以下我將為各位做更詳細的解釋~

 

一、決定目標客群並蒐集開發資料

 

在開始銷售以前，

我們必須知道有哪些人可能會購買我們的產品或服務，這樣才能夠在之後做有效（有意義）的開發。

因此，身為一位業務首先要做的事情，便是決定我們要開發的對象，也就是目標客群。

 

以承攬業的例子來說，

我們賣的是運輸服務，因此會用到我們服務的對象，勢必是有在進口或出口貨物的公司。

所以我們不會打電話問幼稚園老師有沒有要進出口，

也不會跑去路邊攤問老闆需不需要報關，因為這些都是沒有意義的開發。

（之所以會舉這個例子，是因為我們主管跟我說在以前那個資訊不發達的年代，他真的就不小心打去幼稚園問過xd）

 

我們的真正的客人，其實主要只有兩大行業：製造業及批發業。

製造業就包括了現在最夯的電子產業，如製造晶圓的台積電，或是製造面板的友達。

以及從以前就一直發展到現在的傳統產業，像是製造工具機的程泰，或是製造自行車的捷安特等等。

 

而批發業所涉及的產業也十分廣泛，如外銷水果至日韓的水果商、

銷售德國BMW汽車的代理商汎德，以及販售各式珠寶的美商Tiffany，

甚至是專營歐洲洋酒的酒商等等...

這些都是我們可以開發的對象。

 

 

在決定目標客群之後，就可以開始蒐集這兩大客群的客戶資料，

像是公司的名稱、電話、所在地址及進口或銷售的產品或國家等等，

以方便我們做後續的開發。

 

不過，我想可能會有人好奇，

「那我到底要去找客戶的資料？我根本就沒有認識幾家製造業或是批發業的公司啊！」

沒錯，所以在一開始，

通常主管都會建議我們從工廠名冊/廠商名冊開始找，

因為名冊是一份經過整理、且有系統的資料，

雖然不能保證這裡的每一家都是我們的潛在客戶，

但至少已經為你過濾出哪些是我們目標客群客戶了。

 

二、陌生拜訪並了解客戶需求

 

鎖定了目標客群，也蒐集到了要開發的客戶資料後，

接下來就可以正式進入了業務人最重要的階段－陌生開發。

 

陌生開發的意思簡單來講，就是去和你完全不認識的人招攬生意，

若用在房仲業，這個人就是想賣房子的房東。

若用在金融業，這個人就是想貸款的企業。

而用在承攬業，這個人就是製造業或批發業，也就是我們在第一階段辛苦蒐集來的客戶。

 

而招攬的方式，一般可以分為兩種，

一種是電話陌生拜訪，也就是我們最常用也最常遇到的一種招攬方式，

先打電話詢問對方是否願意接受拜訪，若對方同意再另行約定時間前往。

另一種則是實地陌生拜訪，不管對方當下到底有沒有空或想不想見你，

就直接殺過去對方的公司詢問是否有此一產品或服務的需求。

 

而承攬業的業務之所以難當，其實就是難在「開發」的這個部分...

以下將為大家列出幾點我認為新業務可能會遇到的困難。

 

困難點1：找不到Key Man

 

雖然我們已經在第一階段，蒐集到了很多目標客群的電話，

但是，那只不過是代表整個公司的電話，

我們最終還是得知道「有權力買你東西的人（Key Man）」是誰，才能夠進行真正的開發。

因此，在不曉得「誰才是有權力購買你東西」的情況下，

就只能拜託公司的門戶－總機人員來幫我們轉接。

 

但是！

 

由於總機人員一天會接上百通來自各地的電話，

而其中又有很大一部分，可能都是來自業務的推銷電話。

許多總機為了嫌麻煩或是怕轉接了被承辦人罵，

就會用各式各樣的理由來拒絕你...

 

常見的說詞如：

「我們有配合的了~」

「不太方便哦！」（即便事實上承辦人方便）

「我們沒有這個需求~」（即便事實上是有）

「不用。」

「承辦人在開會/忙。」（即便事實上有空）

「她今天休假欸！」（即便事實上沒有休假）

「。」乾脆不說話

「好的我幫你轉接」然後就把話筒放在桌上跟你耗了

「我們關務現在在家上班」這大概是近幾個禮拜因疫情產生的新理由...

 

 

那如果我們今天是實地陌生開發，

是不是就不會有這個問題了呢？

 

當然不是！

 

一般來說，只要是公司，就會有所謂的門禁管制，

來防止有心人士的進入。

它不一定會有警衛，但只要有門把你擋在外面，你就進不去了。

所以這時我們能做的，除了翻牆或打破門以外，大概就是按門鈴了。

而當你在按門鈴的當下，這個問題，不就又轉回總機身上了嗎？

 

又或者，

你拜訪的公司可能在門口就有警衛／保全了，

他只要一句「我們不接受臨時約訪」，

就可以讓你離開了。

 

不過，

社會也並不是這麼的無情，

畢竟你人都到人家公司門口了，

實際上還是會有很多總機或是警衛會因為不好意思趕你走而讓你進去，

但也不能夠因此高興得太早，

因為就算真的進去了，

還是有可能會遇到承辦人當下剛好在忙或是不在的時候。

（當然，打電話也是一樣。）

 

困難點2：找到了Key Man卻慘遭無情拒絕

 

每個人或多或少，應該都有接過所謂的「推銷電話」，

像是保險的、股票的、信貸的、或甚至是詐騙集團的！

你通常都是怎麼去回應的呢？

 

我想絕大多數的人，都是聽他說沒幾句話就想掛掉了吧？

為什麼呢？
因為你根本不想要甚至不需要阿！！

 

沒錯，所以當我們變成業務打開發電話時，也一樣會遇到相同的情況。

但是，你可能會覺得奇怪，想說：

「我明明是針對有需要的人在進行開發，怎麼還會被拒絕呢！」

那就得從我們客戶們的背景開始說起了...

 

a. 

大部分我們在各種實體或網路資源上找到的公司，都不是新創立的公司，

反而是已經營多年，有許多國際貿易經驗的進出口商。

而這些公司為了讓他們平常能夠進順利進出貨，

一定會有配合的承攬業者來幫他們處理。

所以今天一家完全不認識的承攬業突然跳出來說：

「我幫你運」！

他當然會擔心，畢竟這些可都是價值不斐的物品。

 

況且，雖然Key Man有權決定買你的服務，

但她也只不過是那間公司的員工之一而已，

（這個職位通常會是國外業務、採購、船務或是關務人員）

要是她今天隨隨便便就把配合的貨運業者換成了你，

結果出了什麼問題，

那她豈不是無法向她的主管交代？

所以這也是作為承攬業業務或是任何其他行業的業務，遇到最大的問題之一：

「得不到客人的信任感」。

 

 

b. 

而第二個會被Key Man無情拒絕的原因，

是因為貿易條件的關係。

 

以國際貿易的市場上來說，

有90%的貿易條件都是採FOB (Free on Board)。＊不含海運散裝運輸的部分

意即大部分的出口商，只負責出口報關和將貨物送到船上或飛機上部分，

而國際運輸及目的地國家的進口報關與派送皆由進口商來處理。

因此，若我們的開發的客戶是以外銷為主的公司，

它就有很高的機率是沒有實質的出口運輸需求的，

因為他們的貿易條件是FOB。

 

而這樣子的貿易型態，實務上我們通常稱它為「（國外）指定貨」。

承攬業者不僅是由國外的客人去指定，

國際運輸的運費也是由國外的客人來支付。

 

c.

最後，還有一種會遭到拒絕推銷的原因，

是跟企業的商業模式比較有關係。

 

比如說大部分的鐘錶店，它們雖有販售許多瑞士品牌的名錶，

但他們卻不是自己向瑞士廠商採購進來的，

而是透過瑞士廠商在台灣的代理商或甚至是分公司來進貨。

 

又或者，像是某些製造電子零件的工廠，

他們雖然會需要採購像是來自日本FANUC的機器手臂，

來製造更多更優質的產品，

但實際上，他們會更傾向於直接與台灣的分公司購買，

因為這對他們來說不僅省時間，又能減少許多在溝通上的問題。

（當然實務上更大的機率是國外公司就直接叫你跟分公司買。）

 

所以這就是業務會遭無情拒絕的第三個原因：

「搞不清楚客人的貨是跟誰進。」

(嚴格上來說也是沒有實質的運輸需求)

 

 

而當你在費盡了千辛萬苦，突破重重困難終於成功拜訪到Key Man之後，

接下來，就是我們業務人的Show Time了。

 

你大可以把公司的資料整個搬出來介紹，

也可以透過像用聊天的方式無意間告訴客人你家的東西有多好、有跟哪家大公司有配合等等。

但是不管一位業務在拜訪的過程中用什麼樣的方式行銷，

最重要的還是了解客戶目前所需要的東西。

 

 

不過，就算你拜訪了才發現這間公司不僅在原物料方面都是國內採購，

連出口都是FOB的貿易條件時，

你也不能就此唾棄，

因為你永遠不知道，

他什麼時候會轉變成實際上有需求的那一方。

(每一位客戶都要好好珍惜阿QQ)

 

三、整理客戶拜訪紀錄

 

在我們拜訪完了客戶之後，

最重要的事情，莫過於紀錄今日與客戶所談的東西。

即便今日是直接打道回府或是被掛電話，

也要確實寫下被拒絕的原因，

這樣才能夠在往後進行更延伸性的發展。

 

 

四、維持客戶關係

 

拜訪完客戶不是寫寫紀錄就沒事了，

若是後續沒有再持續的追蹤、與他保持連繫，

他們很快就會把你忘記，

況且這個行業還是有上千家的同行在彼此競爭著，

你很難保證你走的下一秒，

是不是就有另一個更厲害的業務隨之靠近。

 

而我們之所以要與新客戶打好關係，

是因為希望他們在往後詢價的時候能夠第一個想到你。

而與舊客戶打好關係，

則是希望他們在往後都能夠繼續與你一同向前進。

 

至於與客戶打好關係的方法也有很多種，

從最簡單的寫e-mail（電子報）、打電話關心、寄專刊、約訪，

到進階版的送禮、請吃飯甚至是辦Party都可以，

完全取決於業務個人風格以及能力。

 

五、詢價及報價

 

販售任何一項產品或服務，

業務都需要知道他的成本，

才知道該如何向客人報價，

承攬業也不例外。

 

只是，

因為我們賣的是十分客製化的運輸服務，

每次的成本，都會依據客人不同的需求而所有不同（如空運or海運、To door or to port, 10kg or 50kg等等)

而且絕大部分的服務來源，

還是來自於實際上能提供服務的業者(如報關行、航空/船公司、卡車行、倉儲業者等等)，

因此便需要依照每個不同的case去向各個單位詢價。

 

這樣講可能有點抽象。

 

舉例來說，

若一位貨物在中科的客人希望以空運Door to Door的方式（即DDP term），

將他1,029公斤/32.17立方英尺的貨物送至他遠在美國Memphis的客人手中，

那我們便需要知道貨物

從中科到機場（Door to Airport）的成本，

台灣機場到美國機場（Airport to Airport）的成本，以及

美國機場到他美國客人所在地（Airport to Door）的成本。

 

1. 從中科到機場的成本（通稱前段）：
既然是出口，那就需要派車將貨物送至機場，因此需要向卡車行詢問卡車運輸費用。

在班機起飛前，貨物會在機場倉儲暫存，以進行貼標、丈量、過X光的作業程序，因此需要向倉儲業者詢問倉儲費用。

貨物出口前須向海關申報通關，因此需要向報關行詢問報關相關的費用。

 

2. 台灣機場到美國機場的成本：

貨物欲從台灣空運至美國，因此需向航空公司詢問空運相關的費用。

 

3. 美國機場到他美國客人所在地的成本（通稱後段）：

若是在美國無分公司的承攬業者，便須花錢請我們在美國的代理（美國配合的承攬業）

代為處理美國當地的進口報關及派送等事宜，因此需要向代理詢問美國的當地費用。

 

而把上面的所有收費項目加起來，再加上業務本身想賺到的利潤，

便是一個完整的空運Door to Door出口報價。

 

報價單如下：

 

從上面詢價的過程就可以得知，

由於詢價的過程需要聯絡非常多不同的單位，

每個單位，又只有特定的人能為我們處理。

如果這些事情都須由業務自己來做，將會讓報價變得很沒有效率，

那麼客人就會等到沒耐心轉而詢問別家，

所以通常業務在收到客人的詢價後，都會直接轉交由公司的後勤人員代為詢價。

 

像是以剛才的例子來說，

如果想知道空運至美國Memphis機場的價格是多少，

我們通常都是會先將客人給我們的貨型轉寄給空運客服（業助），

空運客服會再將貨型經過轉寄給訂位組，

最後再由訂位組幫我們向航空公司詢價。

 

當然，不見得每間公司的後勤人員都分這麼細，

規模較小的公司也有可能這些都是同一個人處理，

相反的，規模較大的公司，也可能將這些作業分得更細更細。

 

六、製作報告及開會

 

基本上各行各業的業務，

應該定期都有所謂的業務報告，

來讓主管了解最近的開發狀況。

 

以承攬業來說，

不外乎就是報告上周拜訪了哪些客戶、

開發到的航線為何、

以及他們有向我們詢問哪些價格等等。

 

 

當然，若在開發的過程中有遇到什麼問題，

我們也會在開會的這個時候做討論。

 

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而我之所以會想離開這個業務這個職位，

其實就是因為我不喜歡蒐集開發資料和陌生開發這兩件事情。

 

1. 蒐集開發資料
即便我每天都蒐集資料到睡前，但蒐集的速率卻永遠都低於陌生開發的速率，

因為我總是想多看看這間公司到底是在賣什麼玩意。

【蒐集開發資料就像是一個無底洞，你永遠也蒐集不完。】

 

2. 陌生開發

人家配合得好好的，我怎麼捨得叫人家換掉？

拒絕強迫推銷！

 

 

對了，最後在這邊跟大家宣傳一下，

我在臉書上有開了一個討論運輸及國貿相關的社團，

如果有興趣與我們一起討論，

可以點入下方的連結加入我們：