ching物語

最近因為開始上商用日文課，認識了一些不同行業的人，從別人對我的評價、看法中我發現了我現在這份的工作的優勢、魅力之處。

但在介紹這個手配的魅力之前，先簡短自我介紹一下，我目前是在旅行社的日本出境團體部門擔任手配。手配這個詞大概問10個沒學過甚至學過日語的人會有11個不知道是什麼意思，所以我先從我的工作內容開始介紹起。

1. 預約行程元件

如果大家有上網看過旅行社的網頁或是有跟過團的人應該都知道，

比如說一個5天4夜行程中，一定會有一個公司先設定好的內容，如

第二天

飯店➡️淺草寺➡️晴空塔➡️明治神宮➡️飯店

早餐：飯店內享用

午餐：涮涮鍋吃到飽

晚餐：敬請自理

飯店：the b 淺草/東京灣有明華盛頓酒店或同級

撰寫、企劃行程的這個人，我們在旅行社稱作「線控」。

而我們「手配」的工作，就是要依照線控所規劃的行程去預約這些飯店、餐廳以及門票。當然還有一個元件在行程中看不出來的就是遊覽車。

看到這邊可能會有人有個疑問，

就是那為什麼不叫做「預約OP」之類的就好了？要叫手配這個奇怪的名詞呢？

那是因為，手配可不是單純做的預約的工作而已。

以上述的行程為例，

飯店寫說住「the b 淺草/東京灣有明華盛頓酒店或同級」，

那我們手配很理所當然地就會先去問這兩間飯店是否可以預約、有沒有空房。

有的話會原則上很開心，因為這代表等我收到飯店回覆OK後我的第一個小任務就結束了，

沒有的話就只好跟他說謝謝再找下一間同級飯店，沒有的話就再找下一間，再找下一間…

這個過程可能會有開發新飯店的過程，為了兼顧客人的住宿品質與公司權益，我們就必須確認許多事項，

這個過程可能會需要數天的時間，有的飯店比較嚴謹需要簽署契約就更久了。

而即便當初線控所設想的飯店有空房，還是有多狀況可能會讓我們手配有所困擾，

如房價過高，不符合線控所預想的成本，這時我們就必須想盡各種辦法向對方商量、談判，

若最後談不攏，我們可能還是會預約，但影響的就是我們的利潤，

也有可能真的覺得不敷成本不預約，繼續地找下一間適合到飯店。

萬一找遍了所有不管認識還是不認識的飯店一輪後還是沒有空房，

我們可能會回頭再「求」那些原本就常在配合的飯店，

請他看能不能再幫我們「生」房間出來，

這就牽涉到了第二個手配的工作，

維持與供應商的關係。

2. 維持與供應商的關係

這件事情重要的程度，大概是我進旅行社之前從來沒想到的。

我以前總以為這工作不就是只要會日文，寫寫信件或打打電話就好了，

真的做了之後才來發現，根本沒有這麼簡單！

因為真的有太多突發性或意料外的事情會發生在每天的工作上。

所以這時候如果你和不論飯店、餐廳、旅遊景點或是遊覽車公司的人熟悉甚至關係很好，

那就比較有機會透過這種人與人的連結（？）來順利地幫助你解決這些問題。

我印象很深的是有一次因為取消通知沒有確實傳達到飯店內餐廳的業務那邊，

因此那位業務一直以為我們公司當天會有一個團體去吃晚餐，

當他等到我們已經超過預約時間卻還沒有出現（NO SHOW)時，聯絡了領隊，

才發現我們根本就沒有要在飯店吃晚餐。

他非常的生氣，立刻找了我們領隊過去餐廳要他當場付這團人數百分之百的取消費。

可憐又無奈的領隊這時就打給了我，他說那位餐廳業務現在很生氣地站在旁邊不讓他走，希望我可以幫他想想辦法🥵

在我和餐廳業務確認之後，

發現這其實根本是他們內部自己沒有溝通好所造成的，

我非常地堅定和他表示我們不會付這筆取消費。

但這樣並沒有解決問題，

因為那位業務就是認為是我們沒有通知，不願意讓領隊離開。

還好，我臨機一動想到了在那之前就一直有在往來的佐藤小姐（假名）。

佐藤小姐是那家飯店所屬集團的總公司的業務，

平常我們都會問她空房的問題，她也會來向我們尋求團體實際操作的情報，她出差來台灣時我們偶爾也會一起出去吃個飯。

在我和佐藤小姐解釋了事情的緣由後，

沒多久就又接到了她的電話，說這次取消費不用付，是她們的疏失非常抱歉，

那位餐廳業務也終於肯離去（但聽領隊說他很心不甘情不願地跟他道歉才離開就是🤣）

以上只是工作上遇到的其中一個例子，

反過來自己犯錯的時候也可以依靠這些交情或關係去降低甚至化解掉這些本來不應該有的費用。

3. 代表公司接待供應商或出席商談會

旅行社與飯店、餐廳、景點及遊覽車公司的關係從商業上的角度來說、就是客人與老闆的概念。

老闆為了找到更多客源增加自身業績，

這些規模比較大的日本飯店或縣市的觀光協會就會來到台灣推銷或介紹，

以貨物來說就等同於外銷一樣，在旅遊業的話我們稱作inbound。

人數少的話通常者都會直接來旅行社拜訪，

事先透過各種關係與我們預約時間，

人數多的甚至整個集團的主管都過來的，大部分就都會在一個會議室或飯店內舉辦商談會，邀請各大旅行業者參加。

而我們手配這時就成為了代表公司的人物，會去和他們認識並收集資訊，這同時也是個為自己公司開發新供應商的好時機。

4. 外站突發狀況的處理

外站在這邊指的是已出發去日本但尚未回國的團體。

團體出了國後如果都沒問題當然很好，但如果有問題是領隊無法解決的，通常手配就會是第一個要跳出來協助的。

還記得有一次和我朋友假日去看電影，

看完之後一出來發現手機竟然有6、7通來自領隊的未接來電，

回電了之後才知道是司機因為是新手，

不諳山路的上下坡，頻踩煞車，讓客人覺得很害怕，希望我們可以盡快更換司機，

我將這件事情和巴士公司說明之後，

晚上立刻就幫我們換了一位司機過來，

而且特別的是換過來的那位司機剛好就是他們的老闆，

這件事情也才終於圓滿落幕。

看到這邊，

相信大家應該比較可以了解手配的工作其實不只是單純的預約，

過程中還有非常多的事情需要靠我們「人」去協調，才能順利完成吧。

其實在製造業或是零售業裡，我們就是如同「採購」一般的職務，

只是我們採買的東西不是實體，而是可以提供給客人服務的飯店或與餐廳等，

一樣會有成本的考量、庫存的壓力，同時又是像一個「反面」的業務，

需隨時與我們的供應商保持維持良好的關係，才能讓工作更加地順利。